En los estudios sobre dirección, gerencia o administración, términos que son equivalentes, se comienza aprendiendo sobre el ciclo de dirección que consta de cuatro fases: planificación, organización, ejecución y control.
Todas son imprescindibles en el proceso y cada una tiene sus particularidades. Los errores que se cometen en una se arrastran como diría mi profesor de cálculo en la universidad, “se atrasarán y con ellos van sus consecuencias”. Por eso la importancia de la fase de control, es en ella que se logran detectar esas desviaciones, esas no conformidades que te pueden conducir al fracaso en el proceso directivo.
De ahí la necesidad de que cada organización diseñe adecuadamente su forma de control. Para las empresas estatales en Cuba, la Contraloría General de la República y las diferentes estructuras de auditoría existentes, coadyuvan a este proceso; pero no es suficiente. Una organización que se precie de gestionar adecuadamente su control debe contar con auditor interno, esa persona que no hace esperar que llegue una auditoría externa, sino que, desde su contenido de trabajo, vela constantemente porque los procesos y procedimientos establecidos en su organización funcionen adecuadamente.
Para la empresa privada comienza a ser una necesidad acceder a auditores, tenedores de libros, consultores u otro ente que pueda realizar este cometido. Los actores económicos, si verdaderamente quieren tener éxito, no pueden desligarse de esta necesidad. El control es vital, independientemente del tipo de propiedad.
En el sistema empresarial, es imprescindible asumir como propio el proceso de auditoría, no solo por el papel que debe desempeñar el auditor interno, sino por lo que significa para la organización obtener resultados satisfactorios en beneficio de su mercado meta, en el cumplimiento de sus objetivos y para sus propios trabajadores; es por ello que prestar una debida atención a los resultados de las auditorías y solucionar las deficiencias, debe estar en el colimador de cada empresa.
Durante los meses de septiembre, octubre y noviembre se realizó en todo el país la evaluación al control interno en las empresas estatales y algunas unidades presupuestadas. La Contraloría General de la República, y los cuerpos de auditores adjuntos a ella, se desplazaron por cientos de organizaciones evaluando como marcha esta cuarta fase del proceso de dirección.
No pretendo comentar los resultados, ni cuántas empresas obtuvieron resultados deficientes o malos. Quiero ilustrar sobre una arista del proceso de auditoría muy poco utilizado por auditores y empresarios en su afán de evaluar y controlar la marcha de los procesos.
Casi siempre escuchamos hablar de auditorías financieras, auditorías forenses, auditorías fiscales. Son varios los tipos de auditorías existentes. Conforme al marco de normas profesionales de auditoría emitido por la Organización Internacional de las Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI, por sus siglas en inglés), existen tres modalidades: cumplimiento, financiera y desempeño.
En correspondencia con ello, la Resolución 76/2020 de la Contraloría General de la República de Cuba y de acuerdo con los objetivos fundamentales que se persiga, clasifica las auditorías en: financiera, de desempeño, de cumplimiento, fiscal y forense, en correspondencia con la disposición jurídica vigente.
Es por ello que, más allá de las auditorías clásicas, financiera y de cumplimiento, me quiero referir a la auditoria de desempeño como una herramienta necesaria en el proceso de gestión del control que desarrolle una organización, especialmente dentro del diapasón de lo que se conoce como auditoría interna.
La auditoría de desempeño se enfoca en la revisión objetiva y confiable para determinar si el sujeto auditado opera los proyectos, sistemas, operaciones, programas o actividades de conformidad con los principios de economía, eficiencia y eficacia; si existen áreas de mejora para contribuir a perfeccionar la gestión de la entidad, la buena gobernanza, la rendición de cuenta y la transparencia; busca aportar nueva información, análisis o perspectivas.
La razón esencial de la auditoría de desempeño es ayudar al Gobierno y a las administraciones en los procesos de toma de decisiones, a partir de la identificación de problemas importantes y del análisis de sus causas y efectos; también presenta conclusiones y formula recomendaciones que pueden contribuir a una administración de los fondos más eficiente y eficaz.
En muchas ocasiones se confunden los términos eficiencia y eficacia. Sin embargo, existe una clara diferencia entre ellos.
Eficiencia significa obtener el máximo de los recursos disponibles; es decir, la relación entre los recursos utilizados y productos entregados, en términos de cantidad, calidad y oportunidad. Eficacia comprende el cumplimiento de los objetivos planteados y de los resultados previstos.
La auditoría de desempeño, más que el análisis de estados financieros, costos o asientos contables, logra introducir el control en cada proceso de la organización, en la evaluación de cada sistema de gestión implementado y de cada procedimiento a realizar. Permite una visión más precisa de la situación real de la organización y, sobre todo, aporta mucho más al proceso de toma de decisión dentro de la empresa.
En lo personal, considero que los elementos que aporta una auditoría de desempeño están vinculados a:
- Demostrar que es imprescindible el papel del auditor interno en una organización.
- Amplia el radio de actuación de un auditor interno más allá de la auditoria financiera o de cumplimiento.
- Permite comprobar el funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad, sus procesos y procedimientos, coadyuvando a corregir las deficiencias.
- Permite identificar inconformidades en las diferentes áreas de resultados claves a partir de auditar sus procedimientos y los resultados financieros de la organización.
- Aporta elementos sobre el desempeño de determinada área en particular permitiendo su corrección a tiempo.
- Permite definir cómo concentrar esfuerzos y recursos en determinada área a partir de los resultados.
- Incorpora al levantamiento de riesgos y al plan de prevención de riesgos de la organización, los elementos vinculados al funcionamiento de sus procesos y procedimientos por área de resultados claves.
- Aporta elementos vinculados a la falta de preparación o conocimientos del personal en áreas particulares, por lo que permite definir estrategias de superación o captación de competencias.
Estos no son los únicos elementos, desde la auditoría de desempeño muchos otros pueden surgir que, analizados adecuadamente por la dirección de la empresa, constituyen herramientas para la toma de decisiones.
El resultado no debe verse reflejado solo en un simple plan de medidas dirigido a subsanar en un momento una No Conformidad detectada. Se requiere tomar decisiones sustentadas en este resultado para que no se repita la misma situación en el futuro. En ello radica la eficacia y eficiencia de una organización.
Así que, amigo mío, si usted se ha lanzado al mundo del emprendimiento y quiere tener buen resultado en el proceso de dirección de su micro, pequeña o mediana empresa, audítese, contrate los servicios de las personas especializadas en esa actividad, más allá de la auditoría financiera, pida se le realicen auditorías de desempeño que le hagan un diagnóstico más completo de su empresa, y en función de sus resultados, tome usted nuevas decisiones.
